Vos élus changent chaque année. Vos obligations, non.
Adminfinite est la mémoire administrative des associations étudiantes : conformité, archives, déclarations et intégrité électorale, assurées sans interruption d'une équipe à la suivante.
Ce qui se passe pendant que vous gouvernez.
Vous vous occupez des positions politiques, des campagnes et des membres. Nous nous occupons de tout ce qui doit survivre à votre mandat.
Passation
Transfert structuré des dossiers, manuels de fonction, orientation de la nouvelle équipe, calendrier de gouvernance de l'année.
Gouvernance courante
Avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, suivi des résolutions, registre des décisions, échéances légales.
Fiscalité et vérification
Préparation des déclarations, constitution du dossier de vérification, liaison avec le vérificateur externe.
Scrutin
Avis envoyés directement à tous les membres, candidatures reçues et vérifiées, campagne encadrée, vote administré, résultats proclamés.
Assemblée générale
Convocation conforme, quorum, états financiers, rapport public sur l'état de toutes vos obligations légales et fiscales.
Un mandat annuel, tout compris.
Continuité administrative
Passation annuelle, secrétariat de gouvernance, archivage et politique de conservation, livre corporatif, calendrier de conformité.
Conformité légale et fiscale
Obligations corporatives, déclarations à l'ARC, diagnostic du risque de perte de statut, préparation à la vérification, politiques obligatoires.
Gouvernance
Diagnostic annuel, entretien des règlements et politiques, architecture financière, structure de comités, formation bilingue des personnes élues.
Enveloppe d'heures
Une banque d'heures prépayée pour l'imprévu : médiation, projet en cours d'année, modification de règlement, demande de l'ARC. Relevé transmis chaque trimestre.
Intégrité électorale
Scrutin administré entièrement à l'externe, encadrement des campagnes, traitement des contestations, rapport post-électoral public.
En français et en anglais
Chaque document, chaque formation, chaque avis électoral, dans les deux langues. Sans traduction improvisée à la dernière minute.
Financé par vos frais actuels. Mandaté par vous seuls.
Aucun nouveau frais imposé à vos membres, et aucun référendum à tenir avant de commencer. L'université perçoit et verse ; elle ne dirige rien.
Votre conseil nous mandate
Par résolution, avec une portée écrite et un vote de réaffirmation inscrit au procès-verbal chaque année.
L'université perçoit et verse
Elle retient notre part sur la remise qu'elle vous fait déjà, et nous la verse trimestriellement. Elle est partie à l'entente, sans pouvoir de direction.
Nous rendons des comptes publiquement
Rapport trimestriel à votre conseil, rapport annuel à vos membres sur l'état de chacune de vos obligations.
Moins qu'une direction générale. Plus que ce qu'elle peut faire.
Le tarif dépend d'une seule variable : la taille de votre effectif étudiant. Un prix unique pour l'année, établi au départ, qui couvre les cinq volets.
Ne rien faire
Gratuit jusqu'au jour où ça ne l'est plus : pénalités de production tardive, perte du statut fiscal, honoraires juridiques après une contestation, et une université qui décide d'intervenir.
Embaucher à l'interne
Un salaire chargé à temps plein, une seule personne, aucune redondance en cas de départ — et une direction générale ne peut pas administrer vos élections sans être en conflit d'intérêts.
Une équipe, un forfait
Coûte moins qu'un poste à temps plein, couvre la conformité fiscale, la gouvernance, la formation et l'intégrité électorale, et ne part jamais en congé sans remplaçant.
L'avantage du sortant se construit avant le vote.
Un poste pourvu sans opposition ne signale pas un scrutin défaillant. Il signale que l'information n'a pas circulé. Voici comment nous l'empêchons.
Calendrier fixe
Les dates sont inscrites à vos règlements. Nous administrons le calendrier, nous ne le déclenchons pas à discrétion.
Canal direct
Les avis partent de nous vers le registre étudiant complet, par l'infrastructure de l'établissement. Personne ne relaie à notre place.
Liste du registraire
L'électorat vient de l'établissement, jamais de la base de données de l'association.
Guide de l'électeur
Une fiche identique par candidature, même gabarit, même diffusion. Une candidate inconnue rejoint le même électorat que le président sortant.
Neutralité des ressources
Gel des canaux, locaux et équipements de l'association pour tout usage de campagne.
Appel externe
Nous rendons des décisions motivées et publiées. Nous n'entendons jamais l'appel de nos propres décisions.
Ce que nous ne ferons pas, même si vous le demandez.
Ces exclusions sont écrites au contrat. Elles ne sont pas négociables, et c'est précisément ce qui rend le reste crédible.
Ce qu'on nous demande en premier.
Est-ce que vous travaillez pour l'université ?
Non. Notre mandat vient d'une résolution de votre conseil et de personne d'autre. L'université est partie à l'entente uniquement parce qu'elle perçoit et verse les fonds, comme elle le fait déjà pour vos propres frais. Le contrat lui interdit expressément de nous donner des instructions sur le fond de notre travail.
Est-ce qu'on perd le contrôle de notre association ?
Aucune décision ne nous appartient. Nous n'avons ni droit de vote, ni droit de veto, ni voix au chapitre sur vos orientations, vos campagnes ou votre personnel. Nous exécutons ce que votre conseil décide et nous documentons ce qui doit l'être. Un conseil peut mettre fin au contrat pour motif, et vos membres peuvent y mettre fin par référendum.
Nous avons déjà une direction générale. Est-ce redondant ?
Souvent non, et le mandat s'ajuste en conséquence. Une direction générale ne peut pas administrer vos élections sans conflit d'intérêts, ne peut pas se remplacer elle-même pendant un congé, et porte rarement l'expertise fiscale des OBNL. Nous adaptons la portée à ce qui existe déjà plutôt que de le dupliquer.
Faut-il tenir un référendum pour commencer ?
Non. Comme le service est payé à même vos frais existants et non par un nouveau frais étudiant, il s'agit d'une décision d'approvisionnement de votre conseil, au même titre que retenir un vérificateur. Un référendum reste possible plus tard si vous souhaitez inscrire le mandat de façon plus permanente.
Nos déclarations sont en retard depuis des années. Est-ce trop tard ?
Presque jamais. La régularisation d'exercices antérieurs est un travail courant, et elle se règle beaucoup mieux à votre initiative qu'à celle de l'ARC. Dites-nous simplement depuis quand, sans réunir de dossier au préalable.
Que se passe-t-il si on met fin au contrat ?
Vos archives, vos registres et vos dossiers vous sont remis intégralement dans les trente jours, dans un format ouvert et documenté, avec une séance de transfert vers la personne ou la firme qui prend la suite. Nous ne retenons rien et nous ne facturons pas la sortie.
Le prochain exécutif héritera de ce que vous laissez.
Trois étapes, sans engagement avant la troisième.
Une conversation
Trente minutes avec votre exécutif ou votre conseil. Vous n'avez rien à préparer et aucun document à réunir.
Un état de conformité
Un mandat court et borné : ce qui est produit, ce qui est en retard, ce à quoi vous êtes exposés, ce que coûterait la correction. Le document vous appartient, que vous alliez plus loin ou non.
Une proposition chiffrée
Une portée écrite et un prix ferme, prêts à être déposés au vote de votre conseil. Sans reconduction automatique ni frais cachés.
Demander un devis ou une conversation
Réponse sous deux jours ouvrables, en français ou en anglais.
Nous n'utilisons ces renseignements que pour vous répondre. Ils ne sont ni revendus, ni partagés avec votre établissement.